Porządek w dokumentacji firmowej

Autor: FEB|

Niekiedy część potrzebnej dokumentacji zostaje udostępniona pracownikom w postaci obszernych zasobów poczty firmowej. W takim wypadku odnalezienie konkretnego, właściwego regulaminu sprowadza się do przewertowania skrzynki, przeglądnięciu wielu podobnych załączników, ażw końcu – po utracie bezcennego czasu – natrafienia na właściwy dokument. Jednak często nie udaje się odnaleźć tego, czego szukamy na naszej poczcie. Wtedy rozpoczyna się rutynowy proces mailowania lub obdzwaniania współpracowników z pytaniem o dostępność pożądanego dokumentu.

Rzadkością są firmy posiadające skatalogowaną dokumentację wewnętrzną, poprzez którą rozumieć należy m.in.:

  • wszelkiego rodzaju regulaminy,
  • rozporządzenia,
  • cenniki,
  • kontakty.

Osoby ceniące dobrą organizację pracy najczęściej zapisują wszystkie ważne dokumenty w odrębnym folderze, przetrzymywanym na pulpicie komputera – niestety nie każdy praktykuje wykonywanie kopii bezpieczeństwa. W konsekwencji, awaria sprzętu generalizuje konieczność ponownego – kilkugodzinnego bądź nawet kilkudniowego – zgromadzenia utraconych danych.

Istnieją jednak sposoby dla poprawnego skatalogowania, a następnie udostępnienia dokumentacji wszystkim zainteresowanym pracownikom – w zależności od przyznanych im uprawnień wglądu. Odbiór potrzebnego regulaminu w tym wypadku odbywa się na dowolnym urządzeniu, a jedynymi wymaganiami są: dostęp do Internetu oraz zainstalowana przeglądarka internetowa.

– Możliwość stałego i kontrolowanego dostępu do uporządkowanej dokumentacji firmowej to duży krok, jeżeli chodzi o mobilność, dodatkowo eliminuje wszelkie ograniczenia w pracy poza biurem i pozwala zaoszczędzić cenny czas –  twierdzi Łukasz Osuch, twórca platformy Offigo. Badania pokazują, że coraz więcej firm korzysta z oprogramowania z dostępem online, chodzi głównie o wygodę i oszczędność czasu oraz nie powoduje obaw przed umieszczaniem danych na serwerach, gdzie są zastosowane te same zabezpieczenia, jak np. w bankowości.

Autor: FEB|

About the author /


Post your comments

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Czytelnia Biznesowa jest serwisem umożliwiającym dzielenie się własnymi spostrzeżeniami z różnych dziedzin poprzez publikowanie autorskich, merytorycznych tekstów oraz wyrażanie opinii
w dyskusjach tematycznych
(więcej w dziale Cele Czytelni).